别小瞧 Excel 排序！高频实用工具，数据整理能力竟这么强

作为数据分析师，Excel的排序功能是数据预处理和分析中高频使用的工具。下面从手动排序和排序相关函数公式两个方面详细解读，结合实际分析场景说明其用法。

一、Excel手动排序功能（界面操作）

手动排序通过菜单栏操作，直接改变数据的物理顺序，适合快速整理数据、发现规律。

1.基本排序（单条件排序）

场景：对单个字段（列）按升序/降序排列数据。

操作方法：

1.选定目标单元格区域，【数据】-【排序】下拉箭头-【自定义排序】，打开【排序】对话框。

2.在【主要关键字】下拉列表中选择需要排序的字段（如列D），【排序依据】中选择【数值】，【次序】中选择【升序】并【确定】。

注意事项：

1.需要排序的单元格区域中一般情况下要包含列标题，否则就会出现如图所示选择列X的情况。

2.如果列标题不是唯一的，而且选择了多个列标题进行排序，就会出现如下图所示的错误提示！

3.选择数据区域时，一般情况下整个连续的数据区域都要选中，否则会导致数据的混乱，不匹配的情况出现。

2.多条件排序

场景：按照主要关键字、多个次要关键字的要求进行排序，如以7月份的销量为主要关键字升序排序，8月份的销量为次要关键字降序排序。

操作方法：

1.选定目标单元格区域，【数据】-【排序】下拉箭头-【自定义排序】，打开【排序】对话框。

2.在【主要关键字】下拉列表中选择需要排序的字段（如列D），【排序依据】中选择【数值】，【次序】中选择【升序】。

3.单击左上角的【添加条件】，在【次要关键字】中选择需要排序的字段（如列E），【排序依据】中选择【数值】，【次序】中选择【降序】并【确定】即可。

注意事项：

次要关键字字段最多支持63个，个数不易过多，否则逻辑上难以理清。

3.特殊排序方式

场景：对填充了单元格颜色的数据去统一调整到【顶部】或【底部】。

操作方法：

1.选定目标单元格区域，【数据】-【排序】下拉箭头-【自定义排序】，打开【排序】对话框。

2.在【主要关键字】下拉列表中选择需要排序的字段（如列D），【排序依据】中选择【单元格颜色】，【次序】中选择需要排序的颜色（如黄色）和【在顶端】并【确定】。

注意事项：

【排序依据】中除了【单元格颜色】外，还有【字体颜色】和【条件格式图标】，其原理和操作方法同【单元格颜色】的原理和方法相同。

4.自定义排序

场景：主要用于根据自己的需求自定义的顺序来排序。

目的：按照销售员的自定义等级进行排序。

操作方法：

1.选定目标单元格区域，【数据】-【排序】下拉箭头-【自定义排序】，打开【排序】对话框。

2.在【主要关键字】下拉列表中选择需要排序的字段（如列H），【次序】中选择【自定义排序】打开【自定义序列】对话框。

3.在【输入序列】文本框中输入自定义的字段并【确定】。

注意事项：

【输入序列】文本框中的每个独立字段为一行。

二、函数公式排序（不改变原数据，生成排序成果）

场景：适合在保留原始数据顺序的同时，生成排序结果（如排名，动态排序表），常用语报表自动化和动态分析。

1.Rank、Rank.eq、Rank.avg函数：计算某个值在指定范围内的排序。

语法结构：=函数名(值,数据区域,[升降序])。

参数解读：

升降序的值为0或1，默认为0，即降序。

目的：对8月份的销售额进行降序排序。

操作方法：

在目标单元格中输入公式：=RANK(G4,$G$4:$G$13,0)、=RANK.EQ(G4,$G$4:$G$13,0)、=RANK.AVG(G4,$G$4:$G$13,0)。

注意事项：

1.Rank函数兼容旧版本的Excel，重复值会返回相同排名，切会跳过后续排名，如示例中的司马懿和赵云的销售额相同，都为第2名，而鲁肃的销售额直接为第4名。

2.Rank.eq是新增的函数，功能和用法与Rank函数相同，排序结果更规范，推荐使用。

3.Rank.avg函数的排序中，如果有重复值，则返回平均排名。如司马懿和鲁肃的常规排名分别为2、3，平均值为2.5。

2.Sort函数：会自动溢出的动态数组排序

场景：根据相应的字段和排序要求返回整个数据区域。

语法结构：=Sort(数据源区域,[依据列],[升降序],[方向])。

参数解读：

1.数据源区域：必须，要返回的区域，可以和工作表中的数据源区域不同。

2.依据列：可选，默认为第1列。

3.升降序：可选，默认值为1，即升序，如果要降序，则此值为-1.

4.方向：可选，默认值FALSE，按行排序，如果要按列排序，则为TRUE。

目的：根据8月份的销量降序排序，并返回指定的数据区域。

操作方法：

在目标单元格中输入公式：=SORT(B4:M13,4,-1,0)。

注意事项：

返回的数据区域，由公式中的第一个参数数据源区域决定。

3.Sortby函数：会自动溢出的多条件动态数组排序

场景：将多个字段按照先后次序进行排序。

目的：对销量按照7月份降序、8月份升序的要求进行排序并返回指定的数据区域。

操作方法：

在目标单元格中输入公式：=SORTBY(B4:I13,D4:D13,-1,E4:E13,1)。

注意事项：

1.Sortby函数就是对指定数据区域中按主要关键、次要关键字……的顺序进行排序，并返回排序后同样大小的数据区域。

2.示例中就是以D4:D13列的值为主要关键字降序排序，以E4:E13为次要关键字升序排序。

4.Filter+Sort：条件筛选+排序。

场景：对筛选的结果按照指定的字段进行排序。

目的：对“男”销售员7月份的销量进行降序排序。

操作方法：

在目标单元格中输入公式：=SORT(FILTER(B4:I13,I4:I13="男"),3,-1)。

注意事项：

1.对于Filter函数不理解的，请查阅历史消息中的“365新增函数Filter，解决所有的查询引用难题，还不掌握就Out了！”文章。

2.公式思路就是先用Filter函数筛选出男同志，然后对筛选出的数据区域用Sort函数排序。

5.Sumproduct函数：中国式排序。

场景：对于Rank.eq函数的排序，会出现“跳跃”的情况，如何避免这一情况了，就可以用Sumproduct函数完美解决。

目的：对于8月份的销售额按照降序进行排序。

操作方法：

在目标单元格中输入公式：=SUMPRODUCT(($G$4:$G$13>G4)/COUNTIF($G$4:$G$13,$G$4:$G$13))+1。

注意事项：

如果要进行升序排序，只需在目标单元格中输入公式：=SUMPRODUCT(($G$4:$G$13<G4)/COUNTIF($G$4:$G$13,$G$4:$G$13))+1即可。

本章小结：

对于数据分析师而言，排序是必备技能之一，如果能够数量掌握Rank系列、Sort系列以及Sumproduct函数的应用技巧，可以极大的提高工作效率。